Biện pháp quản lý Trung tâm Giáo dục nghề nghiệp - Giáo dục thường xuyên cấp huyện sau sáp nhập

1. Xây dựng những quy định chung - Việc cần làm ngay:
Việc cần làm ngay sau khi sáp nhập trung tâm dạy nghề, trung tâm giáo dục thường xuyên, trung tâm kỹ thuật tổng hợp hướng nghiệp đó là phải xây dựng Quy chế tổ chức hoạt động chung cho toàn Trung tâm, Quy chế phải đảm bảo phát huy hết chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm, đồng thời không làm "khó" quá trình tổ chức hoạt động của mỗi bộ phận trong Trung tâm.
Tổ chức bộ máy ngay sau khi có Quy chế tổ chức hoạt động để đảm bảo đơn vị đi vào hoạt động ngay sau sáp nhập (Điều này đảm bảo cho việc triển khai thực hiện nhiệm vụ năm hoạc một cách kịp thời).
Xây dựng "Sứ mạng, tầm nhìn và giá trị cốt lõi" của Trung tâm (Có thể bằng văn bản hoặc phi văn bản) Điều này giúp mỗi thành viên trong tổ chức đều có cách nhìn chung nhất, tất cả vì lợi ích của đơn vị. Vì các Trung tâm trước khi sáp nhập có các giá trị, cách thức tổ chức hoạt động, quản lý khác nhau, chế độ chính sách khác nhau. Nếu không xây dựng được một giá trị chung cho đơn vị sau sáp nhập thì việc quản lý sẽ gặp rất nhiều khó khăn.
2. Vận dụng lý thuyết "Quản lý sự thay đổi" để quản lý và đưa Trung tâm vào hoạt động ổn định:
a. Khái niệm sự thay đổi và quản lý sự thay đổi
Thay đổi là quá trình vận động do ảnh hưởng, tác động qua lại của sự vật, hiện tượng, của các yếu tố bên trong và bên ngoài; thay đổi là thuộc tính chung của bất kì sự vật hiện tượng nào. Thay đổi bao gồm cả sự biến đổi về số lượng, chất lượng và cơ cấu. Thay đổi được hiểu ở các mức độ khác nhau: cải tiến, đổi mới, cải cách, cách mạng. Sự thay đổi của các nhà trường có thể do các nguyên nhân bên ngoài và nguyên nhân bên trong; có thể là sự thay đổi tự nhiên, diễn ra thường xuyên và sự thay đổi được hoạch định.
Hiện nay, các Trung tâm cấp huyện đã tổ chức sáp nhập, vì vậy chúng ta có thể thấy rõ sự thay đổi về môi trường làm việc, cơ chế chính sách, cách thức quản lý,...
Thay đổi là một yếu tố quan trọng liên quan đến sự thành công của một đơn vị. Nếu không mau chóng thích ứng với sự thay đổi, đơn vị khó có thể giữ được vị trí và chất lượng giáo dục. Quản lý sự thay đổi là một cách để tổ chức thích ứng được với sự thay đổi. Theo PGS.TS Đặng Xuân Hải thì “Quản lý sự thay đổi thực chất là kế hoạch hóa, điều hành và chỉ đạo triển khai sự thay đổi để đạt được mục tiêu đề ra cho sự thay đổi đó”. Phải khẳng định rằng người Giám đốc Trung tâm có vai trò kép là lãnh đạo và quản lý. Trong đó:
- Lãnh đạo để luôn có được sự thay đổi và phát triển bền vững.
- Quản lý để các hoạt động có sự ổn định nhằm đạt tới mục tiêu.
Hiện nay, nhiều quốc gia trên thế giới đã đặc biệt quan tâm đến vai trò lãnh đạo của người đứng đầu đơn vị và tập trung vào lãnh đạo sự thay đổi trong đơn vị. Lãnh đạo và quản lý sự thay đổi là một tiến trình nhằm xây dựng cầu nối giữa tầm nhìn và hành động.
b. Quá trình quản lý sự thay đổi
Quá trình quản lý sự thay đổi trải qua bốn bước:
Bước 1: Chuẩn bị cho sự thay đổi
Ở bước này nhà quản lý xác định và chọn lựa được những việc cần làm để thay đổi đơn vị. Người quản lý đơn vị phải nhận diện cho được “sự thay đổi” mà mình phải quản lý có đặc điểm, tính chất như thế nào; những nội dung cơ bản nào cần giải quyết. Người quản lý phải phân tích được khả năng đón nhận sự thay đổi của đơn vị, dự báo trước những xu hướng, cơ hội và nguy cơ của đơn vị và tiến trình thay đổi trong đơn vị để chuẩn bị với những thách thức đặt ra.
Bước 2: Xây dựng kế hoạch thay đổi
Phải làm cho mọi người hiểu đúng mục đích, nội dung, sự thay đổi, tránh nhiễu không cần thiết. Lập kế hoạch để thực hiện hệ thống mục tiêu tức là tìm các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực) và thời gian, không gian...cần cho việc hoàn thành các mục tiêu. Chi phí về tất cả các mặt phải được xác định. Hơn nữa phải tìm ra phương án chi phí ít nhất cho việc thực hiện mỗi một mục tiêu. Thay đổi có kế hoạch là loại hình thay đổi tổ chức được sử dụng nhiều nhất hiện nay.
Bước 3: Tổ chức thực hiện thay đổi
Soạn thảo và ra các quyết định liên quan đến sự thay đổi của đơn vị. Xác định và phân loại các hoạt động cần thiết để thực hiện mục tiêu, nhóm các hoạt động lại theo nhân lực và các nguồn lực hiện có một cách tối ưu theo hoàn cảnh để hình thành cơ cấu tổ chức. Lựa chọn, sử dụng cán bộ phù hợp thực hiện sự thay đổi, phân nhiệm và phân quyền rành mạch cho các bộ phận, ràng buộc các bộ phận theo chiều dọc và chiều ngang trong mối quan hệ trách nhiệm, quyền hạn và thông tin.
Bước 4: Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện thay đổi và củng cố sự thay đổi
Ở giai đoạn này các đơn vị cần theo dõi tiến độ, duy trì sự cân bằng, xem xét lại các kết quả, thành công và thất bại để từ đó điều chỉnh mục tiêu và kế hoạch. Đồng thời cần kiểm định, đánh giá kết quả thay đổi và đánh giá chất lượng và năng lực thay đổi của đơn vị.
(Bài viết chưa hoàn chỉnh)