5 cách để tập trung trí óc và tối đa hóa hiệu suất làm việc

Có lẽ bạn tin rằng mình có thể làm cùng lúc nhiều nhiệm vụ khác nhau mà vẫn đạt hiệu quả bằng cách liên tục sử dụng các công cụ hỗ trợ hiện đại, từ điện thoại thông minh, rồi máy tính bảng cho đến máy tính xách tay. Thực tế là bạn đang bị phân tâm. "Hiệu quả” và đa năng” là hai từ không nên đứng cạnh nhau. Sự chuyên tâm cho một công việc duy nhất mới là chìa khóa để bạn làm việc hiệu quả.

Những việc gây xao nhãng như tin nhắn từ các nhân viên hay email "khẩn cấp" từ các khách hàng thường rất tốn thời gian. Nhưng bạn có biết rằng phải mất đến 28 phút để bộ não của bạn có thể tái tập trung sau khi bị gián đoạn? Chà! Một sự gián đoạn chỉ trong hai phút có thể khiến bạn không thể tập trung trong nửa giờ sau đó. Vậy thì, tám việc nhỏ như vậy thôi cũng khiến bạn lãng phí mất nửa ngày làm việc của mình rồi.

5 bước dưới đây có thể giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc, và đương nhiên, không có bước nào liên quan đến làm nhiều việc cùng một lúc  - hoặc email.

1. Đặt kì vọng cho bản thân mình.

Mọi người rất dễ bị xao nhãng bởi các phương tiện truyền thông đại chúng, mắc kẹt trong việc dọn dẹp hộp thư đến, và thậm chí bị cuốn vào các trò chơi máy tính vô bổ. Điều này phổ biến nhất khi bạn không biết rõ công việc tiếp theo của mình là gì.

Do đó, hãy thường xuyên bổ sung danh sách công việc của bạn và đặt ra các bước cụ thể và khả thi để hoàn thành chúng. . Với công cụ hiệu quả này trong tay, bạn sẽ không mất công nghĩ ngợi xem mình nên làm gì tiếp theo. Chỉ riêng điều này thôi cũng sẽ tăng hiệu suất làm việc của bạn lên rất nhiều.

2. Đặt kì vọng cho những người khác.

Nếu bạn là một người dễ dãi và luôn sẵn sàng làm tất cả mọi điều người khác đổ lên đầu bạn thì đồng nghĩa với việc bạn đang “mua dây buộc mình”. Chính thái độ của chúng ta sẽ tác động đến cách người khác đối xử với chúng ta. Nếu nhân viên, khách hàng, các thành viên gia đình và bạn bè nhận được phản ứng tích cực từ bạn mỗi khi họ làm phiền bạn thì , họ sẽ tiếp tục gây rắc rối cho bạn và khiến bạn tốn rất nhiều thời gian. Bạn và doanh nghiệp của bạn không xứng đáng bị đối xử như thế.

Tạo ra thời gian biểu cụ thể khi nào họ có thể “cầu cứu” bạn và tuân thủ nó. Dám nghĩ dám làm, hãy tỏ ra cương quyết về vấn đề này với những người khác– chẳng hạn giải thích cho họ hiểu việc tự làm chủ công ty của mình không có nghĩa là bạn có thời gian rảnh rỗi bảy ngày một tuần.

3. Ý thức bản thân.

Làm nhiều việc cùng lúc  thực ra giống như một sự trì hoãn. Khi bạn không chắc mình phải làm gì tiếp theo hoặc không muốn làm công việc tiếp theo, việc bị phân tán trở thành một cái cớ và nó khiến bạn cảm thấy thật nhẹ nhõm. Bạn tự nhủ rằng một khách hàng cần câu trả lời ngay lập tức hoặc bạn sẽ làm một nhân viên thất vọng nếu bạn không có mặt ngay lập tức, nhưng bạn biết đó không phải sự thật. Nếu bạn liên tục chuyển từ việc này sang việc khác mà không hoàn thành bất cứ công việc nào, thì thực ra  là bạn đang tránh né công việc. Hãy tự hỏi mình tại sao. Một khi có được câu trả lời cho bản thân, bạn sẽ có thể tìm thấy ý nghĩa trong công việc mình làm và hoàn thành nó  tốt hơn.

4. Tắt các thông báo.

Nếu bạn đang làm việc trên máy tính, hãy đóng các cửa sổ không cần thiết. Sẽ hiệu quả hơn khi tắt cả các thông báo từ các mạng xã hội và cả email. Những việc đó có thể để sau. Bạn có thể cảm thấy vui khi người khác cần đến mình, nhưng bạn sẽ còn cảm thấy vui hơn khi đạt được thành công.

5. Đặt báo thức.

Bộ não của bạn có thể tập trung cao độ vào một công việc nhiều nhất là trong vòng hai giờ. Hãy tưởng tượng những gì bạn có thể đạt được trong hai giờ liền không bị gián đoạn! Nhiều khách hàng của tôi nói rằng một khi áp dụng những quy tắc giúp làm việc hiệu quả, họ có thể hoàn thành nhiều nhiệm vụ hơn chỉ trong một buổi sáng duy nhất, điều mà bình thường họ phải mất cả tuần. Hãy đạt đồng hồ báo thức và làm việc. Sau đó, đặt năm phút nghỉ ngơi; hãy duỗi chân tay hoặc đi lại thay đổi không khí. Đem theo đồng hồ để tránh đi lang thang hoặc vướng vào một cuộc trò chuyện vô bổ. Chiếc đồng hồ báo thức là nhất!

Và ngay bây giờ, hãy dành một giờ tập trung làm việc liên tục và bạn sẽ thấy điều kỳ diệu!