Kỹ thuật xây dựng tầm nhìn cho đơn vị

Do phải định hướng trong thời gian quá dài nên sứ mệnh của tổ chức có thể được thể hiện qua nhiều phát biểu về tầm nhìn tương ứng với từng khoảng thời gian (thông thường là từ 3-5 năm). Việc thực hiện sứ mệnh tốt phải bắt nguồn từ việc xây dựng từng phát biểu về tầm nhìn tốt. Một phát biểu về tầm nhìn rõ ràng, chặt chẽ, đầy đủ ý nghĩa sẽ là cơ sở định hướng hoạt động lâu dài cho doanh nghiệp.

Những phát biểu về tầm nhìn thường gặp

Chính vì tầm quan trọng thiết yếu như vừa nêu mà khi nghĩ đến việc tạo lập một phát biểu về tầm nhìn cho tổ chức của mình, hầu hết các nhà lãnh đạo đều nghĩ đến việc nhờ các chuyên viên tư vấn, lấy thêm một số gợi ý từ ban quản trị công ty. Bạn tôi là giám đốc một doanh nghiệp sản xuất gỗ lớn đã kể kinh nghiệm thuê công ty tư vấn xây dựng chiến lược tầm nhìn cho công ty như sau: “Nhóm tư vấn làm việc với một quy trình có vẻ rất khoa học. Đầu tiên họ suy nghĩ, liệt kê tất cả các cụm từ mà họ muốn tổ chức đó sẽ trở thành như vậy trong tương lai. Sau khi liệt kê 30-40 cụm từ, họ xáo trộn chúng, sắp xếp lại cho đến khi tạo ra được một phát biểu về tầm nhìn mà mọi người đều thích”. Cuối cùng, họ sẽ thu được một kết quả đại loại như: “Tầm nhìn của chúng ta là trở thành một nhà cung cấp - tập trung vào khách hàng - dẫn đầu về hàng hóa và dịch vụ được đánh giá cao, được giao cho một lực lượng lao động hợp lý để đạt được kết quả theo phong cách 6 sigma nhằm tạo ra giá trị thực sự cho các cổ đông của chúng ta”.

Một phát biểu về tầm nhìn như thế đã dễ dàng được chấp nhận và thông qua bởi hai lý do. Thứ nhất, nó rất vĩ đại; thứ hai, nó dung hòa ý tưởng của tất cả mọi người và điều cốt yếu là những ý tưởng của vị lãnh đạo được đặt ở đầu lời phát biểu. Mọi người trong công ty nghĩ rằng công ty tư vấn đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, ngay cả anh bạn giám đốc của tôi cũng có vẻ lạc quan vì đã định hướng được tầm nhìn xán lạn cho công ty. Nhưng sau đó một năm anh chợt nhận ra rằng ngay bản thân anh cũng chưa hiểu hết được câu phát biểu đó.

Phát biểu về tầm nhìn là vô cùng quan trọng và phải rất rõ ràng. Bởi lẽ mọi thành viên của tổ chức cần phải hiểu rõ tổ chức của mình sẽ ở đâu trong tương lai. Từ đó nhiệm vụ của từng cá nhân sẽ trở nên rõ ràng, dễ hiểu, và quan trọng nhất là chúng được mọi thành viên thực hiện hết mình.
Đơn giản, ngắn gọn nhưng hiệu quả

Ta có thể đơn cử trường hợp của Norfolk Naval Shipyard - một tổ chức đã hoạt động trong lĩnh vực tàu thủy, tàu ngầm trong hơn 150 năm, họ luôn có tầm nhìn và mục đích hoạt động rõ ràng. Cứ ba năm, sẽ có một nhà lãnh đạo mới đến để đảm đương tổ chức hơn 5.000 người này. Mỗi một nhà lãnh đạo mới cần đưa ra một phát biểu về tầm nhìn cho thời gian ba năm đảm nhiệm công việc của ông ta. Hiện giờ, tầm nhìn của họ là “không làm cho khách hàng của chúng ta ngạc nhiên” - rất rõ ràng, tập trung và hoàn toàn khả thi trong thời gian định trước. Có một tổ chức đã từng xác định họ sẽ thực hiện “50 in 2005” - doanh thu 50 triệu vào năm 2005 - một phát biểu cực kỳ ngắn gọn nhưng hiệu quả.

Tóm lại, vai trò chủ yếu của một phát biểu về tầm nhìn là xác định nơi đến của công ty trong một tương lai tương đối gần. Một phát biểu về tầm nhìn thường rơi vào một trong ba mục tiêu sau: sự tăng trưởng; sự thay đổi; sự công nhận.

Một phát biểu về tầm nhìn tốt, đúng nghĩa, hiệu quả chỉ nên tập trung vào một chứ không phải nhiều mục tiêu, nó phải khả thi trong thời hạn định trước và nó phải truyền cảm hứng đến nhân viên của bạn cũng như toàn bộ cổ đông. Tầm nhìn vạch ra con đường của tổ chức trong tương lai bằng cách cung cấp một hướng dẫn tổng thể. Vì vậy, việc phát biểu về tầm nhìn cho tổ chức là công việc của nhà lãnh đạo và nhà lãnh đạo có thể tham khảo thêm ý tưởng từ các thành viên trong ban quản trị. Một cố vấn nhiều kinh nghiệm khi giúp lãnh đạo một công ty lớn viết phát biểu về tầm nhìn thường áp dụng quy trình sau: đầu tiên là phỏng vấn tất cả các thành viên hội đồng quản trị và yêu cầu họ viết ra định hướng trong vòng năm năm tới của công ty với những từ ngữ thật đơn giản và cụ thể; sau đó, vị cố vấn sẽ tập hợp, tóm tắt tất cả các lời đề nghị này trình lên cho người lãnh đạo và yêu cầu ông ta viết nên một phát biểu về tầm nhìn mà không sử dụng bất kỳ một thuật ngữ nào từng được đề cập trong bản ghi chú. Và công việc của ban quản trị sau đó là dành hầu hết thời gian để vạch ra các chiến lược cần thực hiện để đạt đến “tầm nhìn” trên.

Những điều thực sự quan trọng

Đừng dựa vào sự nhất trí của mọi người khi xác định sứ mệnh hoặc tầm nhìn của tổ chức. Đây là một công việc nên được thực hiện bởi người lãnh đạo cao nhất trong tổ chức. Dĩ nhiên, nhà lãnh đạo có thể thảo luận với những người khác về điều gì là quan trọng nhất đối với tổ chức, nhưng phát biểu cuối cùng cần phải được thực hiện bởi chính vị lãnh đạo này để phát biểu về tầm nhìn thật sự rõ ràng và tập trung.

Hãy xác định vị trí tổ chức cần đạt được trong tương lai. Tầm nhìn luôn liên quan đến sự tăng trưởng, sự thay đổi, hoặc sự công nhận (bởi khách hàng của bạn) - mặc dù sự tồn tại đôi khi có thể là trọng tâm. Nhưng khía cạnh quan trọng nhất là phát biểu về tầm nhìn cần phải cụ thể - để chứng minh rằng bạn sẽ có được nó.