Cách giải quyết Email công việc mỗi ngày cho các nhà quản lý

Thứ năm - 09/02/2017 04:43
Chỉ cần lơ đễnh tí thôi, hộp thư điện tử sẽ khiến bạn “nổi cáu” mỗi khi mở ra. Hẳn ai cũng từng trải qua cảnh phải nhìn chằm chằm vào từng dòng email và phân vân tự hỏi không biết chúng có cần được hồi âm hay không. Và sau đó, cứ mỗi lần trả lời xong 1 email thì ngay lập tức lại nhận được 3 email mới.
Chỉ cần lơ đễnh tí thôi, hộp thư điện tử sẽ khiến bạn “nổi cáu” mỗi khi mở ra. Hẳn ai cũng từng trải qua cảnh phải nhìn chằm chằm vào từng dòng email và phân vân tự hỏi không biết chúng có cần được hồi âm hay không. Và sau đó, cứ mỗi lần trả lời xong 1 email thì ngay lập tức lại nhận được 3 email mới.
 

Cách giải quyết Email công việc mỗi ngày cho các nhà quản lý

Ảnh minh họa

Tom Patterson - CEO của thương hiệu đồ lót nam Tommy John, là một người hiểu được nỗi đau đầu đó. Patterson từng chia sẻ rằng, sau khi phát triển công ty lên quy mô 50 nhân viên, anh đã trở nên cẩn thận hơn trong cách sử dụng thời gian của bản thân.

Patterson cho biết: “Có thể nói rằng, trong những năm vừa qua, tôi đã thực sự bước vào một cuộc đua với thời gian. Bạn cần làm thế nào để ‘lợi dụng’ thời gian hiệu quả, để bạn có thể nhận hoặc lấy lại nhiều nhất thời gian mà bạn có”.

Patterson cho biết thêm: “Xét cho cùng, thành công cho doanh nghiệp của bạn đến từ việc liệu các nhân viên có thể tập trung thực hiện những gì cần làm hay không, và nếu như bạn đang sa lầy vào quá nhiều tiểu tiết thì có nghĩa là bạn đã đi sai hướng”. Việc thuê một trợ lý quản lý lịch làm việc của mình đã tạo ra một sự khác biệt lớn về năng suất lao động của Patterson.

Ông cũng đồng thời chia sẻ làm cách nào để quản lý hộp thư email luôn trong tình trạng quá tải khi nhận đến hàng trăm thư mỗi ngày.

Bắt đầu từ cuối năm 2015, Patterson đã thiết lập một thông báo tự động có nội dung như sau: “Sắp tới tôi chỉ kiểm tra email trước 9 giờ sáng và sau 5 giờ chiều, do đó việc trả lời email sẽ hơi chậm trễ. Nếu khẩn cấp, xin vui lòng gọi điện thoại hoặc nhắn tin. Trong vòng 2 ngày nếu tôi không trả lời thư, xin vui lòng gửi lại nó”. Thông báo này được tự động chuyển tới những người gửi email cho Patterson ngoài khung giờ nói trên.

Patterson giải thích việc không trả lời email ngay lập tức tạo điều kiện cho nhân viên tự thân đứng ra giải quyết ngay một số vấn đề mà không cần sự cho phép của lãnh đạo. Thêm vào đó, điều này còn làm thay đổi sự kỳ vọng của mọi người theo hướng  hợp lý hơn: “Mọi người cảm thấy thoải mái hơn, họ sẽ ngừng thắc mắc ‘Liệu sếp đã nhận được  email chưa nhỉ?’ hoặc ‘Hay là email của mình đã bị chuyển vào hộp thư rác?’”.

Đây không phải là một giải pháp lý tưởng, nhưng nó là một cách khá hiệu quả để bạn chú tâm vào công việc hơn là cứ nghĩ ngợi vẩn vơ về việc kiểm tra email. Nếu bạn có ý định sử dụng giải pháp này, hãy lưu ý rằng việc sử dụng hệ thống trả lời email tự động chỉ có hiệu quả trong một khung giờ nhất định do bạn tự đặt sẵn. Sau khung giờ đó, tốt nhất bạn nên kiểm tra email để tránh bị nói là người vô trách nhiệm.

Bạn cũng có thể làm theo John và Bert Jacobs - những nhà sáng lập của hãng thời trang Life is Good, những người đã từng dứt khoát tuyên bố không sử dụng email. Họ chia sẻ với Bussiness Insider rằng họ có thể “dùng thời gian đó để nghiên cứu những câu hỏi hoặc dự án trình độ cao và trở nên sáng tạo hơn bởi vì tâm trí chúng tôi lúc này rất thoải mái và không vướng bận gì cả”.

Điều này nghe có vẻ điên rồ nhưng trong cuốn sách tự truyện của mình, anh em nhà Jacobs đã viết: “Chúng tôi luôn tự hỏi mọi người có trở nên bực bội không, hay liệu ‘cảnh sát email’ có đến bắt chúng tôi không, nhưng điều đó có bao giờ xảy ra đâu”.
 

Tác giả bài viết: Theo NCĐT

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá

Click để đánh giá bài viết

Những tin mới hơn

Những tin cũ hơn

783/QĐ-TCGDNN

Về việc ban hành Quy định tổ chức kiểm tra, đánh giá cấp Chứng chỉ kỹ năng thực hành nghề cho nhà giáo giáo dục nghề nghiệp và mẫu Chứng chỉ kỹ năng thực hành nghề

Lượt xem:283 | lượt tải:166

782/QĐ-TCGDNN

Về việc ban hành Chương trình bồi dưỡng Kỹ năng dạy học và mẫu Chứng chỉ kỹ năng dạy học

Lượt xem:224 | lượt tải:171

27/2017/TT-BLĐTBXH

Quy định đào tạo liên thông giữa các trình độ trong giáo dục nghề nghiệp

Lượt xem:217 | lượt tải:129

22/2017/TT-BLĐTBXH

Hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 113/2015/NĐ-CP ngày 09/11/2015 của Chính phủ quy định phụ cấp đặc thù, phụ cấp ưu đãi, phụ cấp trách nhiệm công việc và phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm đối với nhà giáo tro

Lượt xem:250 | lượt tải:145

1647/TCDN-DNCQ

V/v phê duyệt mã trường trong hệ thống giáo dục nghề nghiệp

Lượt xem:411 | lượt tải:427
Hướng nghiệp

Logo - Ý nghĩa

Phía dưới là hình quyển sách, đại diện cho trí thức, là những tri thức của nhân lọai về Giáo dục nghề nghiệp. Phía trên là hình tròn, biểu trưng cho trái đất, cho sự trọn vẹn. + Phía dưới là hình bánh răng, tượng trưng ch kỹ thuật. + Phía trên là dòng chữ GIÁO DỤC NGHỀ NGHIỆP. + Bên trong là...

Đăng ký email để nhận tin mới nhất từ https://gdnn.edu.vn

Chào mừng đến với gdnn.edu.vn
Bạn có thể lựa chọn những cấu hình sau để thay đổi giao diện theo ý mình

Màu sắc của giao diện

primary-blueprimary-coffeeprimary-redprimary-autumnprimary-fireprimary-goldenprimary-sunsetprimary-blushprimary-leafyprimary-lime-greenprimary-purpleprimary-pinkprimary-periwinkleprimary-clear-skyprimary-tealprimary-turquoiseprimary-greenprimary-teal-greyprimary-blue-greyprimary-royal-blueprimary-blue-iceprimary-oceanprimary-sky-blueprimary-silverprimary-dark-greenprimary-dark-knightprimary-black

Hình nền

Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây