Chưa bao giờ tôi nghĩ một thứ mình rất ít khi sử dụng tại Mỹ lại cần thiết trong chuyến công tác Nhật Bản đến vậy.
 
Mười ngày trước, tôi có đến Tokyo công tác. Vào ngày thứ Hai, Mediagene, đối tác Nhật của chúng tôi, đã sắp xếp một buổi họp báo và công bố website chính thức được khởi động.

Đương nhiên, trong bữa tiệc, tôi được gặp rất nhiều những nhân vật quan trọng thuộc lĩnh vực kinh doanh, quảng cáo cũng như báo chí. Và mỗi một cuộc tương tác đều diễn ra như thế này:

● Có người giới thiệu tôi.

● Chúng tôi cúi chào, làm quen lẫn nhau, và, nếu bên đối tác yêu cầu, chúng tôi sẽ bắt tay thân thiện.

● Đối phương đưa tôi một tấm danh thiếp cầu kỳ, bằng cả hai tay. Tôi nhận chúng, thích thú xem tấm card rồi bắt đầu xin lỗi. Vì tôi không có bất kỳ một tấm card visit kinh doanh nào để gửi lại họ.

● Cuối cùng, tôi phải lấy giấy bút ra, viết số điện thoại, email, tên cùng vị trí trong công ty mà tôi đang nắm giữ rồi cáo lỗi với mọi người.

Câu chuyện cứ thế tái diễn liên tục vào suốt thời gian tôi ở Nhật. Dù luôn chân thành xin lỗi song không thể phủ nhận rằng tôi đã mắc một thiếu sót lớn khi tiếp xúc với văn hóa nơi đây.

Nhật Bản là đất nước của các lễ nghi, nghi thức truyền thống. Ở lần gặp đầu, đặc biệt nếu trong bối cảnh kinh doanh, người Nhật sẽ trao đổi card visit. Theo tiếng Nhật, phong tục này mang tên “meishi koukan”.

Ở Mỹ, việc qua lại danh thiếp không phải là hiếm, nhưng cũng sẽ không có mối quan hệ nào bị hủy hoại chỉ vì một tấm card bạn quên ở nhà. Đối với thế hệ Millennials, điện thoại thông minh giờ đây đã thay thế mọi loại thiệp kinh doanh. Bởi thế, tôi mới phạm lỗi với người Nhật. Tôi chỉ từng in danh thiếp một lần khi vừa ra trường và đang cần một công việc cho mình. Chứ trong những năm qua, tôi toàn cập nhật mặc định thông tin qua Facebook. Và mọi người đều thấy ổn về việc ấy.

Tuy nhiên, mọi thứ lại trái ngược hoàn toàn tại Nhật. “Meishi koukan” được coi như cách chính thống để giới thiệu mình với ai đó. Sẽ không có sự hợp tác nào nếu danh thiếp không xuất hiện, bởi việc trao đổi chúng đã trở thành biểu tượng của sự bắt đầu một mối quan hệ mới.

Vậy nên, các quy tắc khi trao đổi card visit cũng rất đỗi quan trọng, nếu bạn không muốn vô tình xúc phạm một ai. Michael Gakuran, nhà văn của Gaijinpot – website cho người nước ngoài tại Nhật có chia sẻ:

● Người sở hữu vị thế cao nhất phải giới thiệu danh thiếp đầu tiên.

● Tấm card phải được đưa và nhận bằng cả hai tay.

● Mặt trên của card kinh doanh nên được úp xuống khi trao.

● Cần giữ card càng đẹp càng tốt.

Hãy để tâm nhất vào hai điều cuối cùng. Danh thiếp cũng như bộ mặt của bạn, những tấm thẻ nhàu nhĩ xấu xí sẽ thể hiện bạn thiếu tôn trọng đối phương. Thậm chí còn tệ hơn nếu vừa được nhận mà bạn đã vội nhét chúng vào túi.

Thế đó, việc trao đổi danh thiếp tưởng bình thường song lại vô cùng quan trọng. Ví dụ, trong buổi ra mắt Business Insider tại Nhật Bản, nhiều người tham gia tuy đến sớm nhưng vẫn từ chối đi vào nơi tổ chức. Bởi theo như Shigeru Sato, biên tập viên cấp cao của Business Insider chi nhánh Nhật đã giải thích với tôi rằng, đó là phong tục cho những ai đến trước phải đợi đến khi nào tất cả mọi người cùng xuất hiện để họ có thể trao đổi danh thiếp và tự giới thiệu về mình.

Với người Nhật, card kinh doanh là công cụ hữu ích để truyền tải thông điệp hoặc vị thế. Như Tiến sĩ Deborah Swallow, người đã viết hàng loạt cuốn sách về cách thức giao tiếp có nhận định: “Ở Nhật mà bạn không mang danh thiếp tức là bạn không tồn tại, không hiện hữu trong mọi người”.